Lean management, het borgen en blijven verbeteren?
Lean lijkt zo eenvoudig, toch zien we vaak dat de behaalde resultaten weer wegzakken. Uw medewerkers hebben de wel bekende lean tools toegepast, en ze zien de fysieke veranderingen in hun werkomgeving. Vaak wordt er dan gedacht, “dit project is klaar, op naar het volgende project”. Echter, uw bedrijf is nu pas voor zo’n 20% lean. De overige 80% bestaat uit minder zichtbare factoren, die meer tijd en inspanning kosten.
Wat verandert er voor u als leider als de implementatie eenmaal achter de rug is?
Voor de implementatie lag de focus vaak op het resultaat, wat er ook gebeurt zorg dat je de planning of aantallen haalt.
Focus van output naar proces
Na een lean implementatie ligt de focus op het proces, ook al gaat dit ten koste van het resultaat op de korte termijn. Op langere termijn leveren betere processen betere resultaten op.
Als u de productie aanstuurt op basis van pull, ligt bij een verstoring de productie stil en vereist onmiddellijk aandacht. De focus vanuit de lean gedachte, ligt op het verbeteren van het proces en niet op het realiseren van de aantallen.
Stilstand is bij focus op resultaat, verlies wat ten koste wat het kost voorkomen moet worden. De neiging om snel even het brandje te blussen is dan vaak ook groot, maar daarmee ondermijnt u uw hele lean systeem.
Dit vergt een omschakeling die niet altijd even natuurlijk voelt. De denkwijze over het managen van werk en productiviteit moet dus om, anders houdt de lean implementatie niet lang stand.
Lean management systeem
Als leidinggevende moet u nieuwe gewoonten aanleren. Een Lean management systeem helpt daarbij. De focus op het proces zorgt voor borging en maakt verdere groei door continue verbeteren mogelijk.
Lean management bestaat uit discipline, dagelijkse routine en tools:
- Visualiseren van de standaard & werkelijke situatie
Door procesprestaties vast te leggen, wordt de focus op het proces benadrukt en worden afwijkingen t.o.v. de standaard voor iedereen zichtbaar. Denk hierbij aan het bijhouden van bijvoorbeeld geplande aantallen/uren versus werkelijke aantallen/benodigde uren. Het tijdig bijhouden van deze informatie is tevens een bewijs van de discipline van de leiding.
- Dagelijks kort bespreken van de afwijkingen op het standaard proces.
De vastgelegde procesprestaties worden meegebracht en besproken. Afwijkingen op de standaard (verwachte prestaties) resulteren in verbeteracties.
Een overzicht van de verbeteracties en hun status wordt weer visueel gemaakt op de werkvloer.
- Standard Work voor leiders.
Elke nieuwe leidinggevende drukt weer zijn eigen stempel op de organisatie. Ligt zijn of
haar focus op resultaat ipv proces, kan het uw lean systeem behoorlijk schaden. Om de manier van leidinggeven minder persoonsafhankelijk te maken en meer procesafhankelijk, worden de belangrijkste taken en werkzaamheden per functie beschreven. Hierdoor ontstaat meer stabiliteit, routine en tijd om te focussen op verbeteracties.
|
De Proces- en resultaatfocus zit geborgd in de manier waarop elke management laag verantwoording aflegt aan de volgende laag. Bijvoorbeeld: Meewerkend voorman:ziet toe dat de werkelijke geproduceerde aantallen per uur worden vastgelegd. De afdelingschef bespreekt deze gegevens en de afwijkingen en ziet erop toe dat verbeteracties worden ondernomen. |
De operationsmanager bekijkt dagelijks de vastgelegde werkelijk gerealiseerde resultaten en leidt de dagelijkse besprekingen met de afdelingschefs over de afwijkingen. De afdelingschef weet dat hij moet kunnen uitleggen wat er gebeurd is en welke maatregelen hij genomen heeft.
- Discipline om bovenstaande punten uit te voeren
Wordt de standaard en werkelijke situatie gevisualiseerd zoals afgesproken,
Worden procesafwijkingen dagelijks besproken,
Worden de verbeteracties tijdig uitgevoerd,
Etc
Meer weten over lean management, neem gerust contact met ons op.
